Offenlegung: Gewerkton wird von unserem Verlag gebaut — wir entwickeln es selbst und schreiben auf, was wir dabei lernen.
Auf der Baustelle zählt, was belegt ist. Mit Abnahme und Übergabe ist die Akte aber nicht erledigt: Gewährleistungsfristen laufen weiter, Prüfungen am Gebäude kehren wieder, und die Akte wechselt in andere Hände. Gewerkton, die Plattform für Baustellendokumentation aus unserem Verlag, hat für diese Zeit zwei Linien gebaut: Archiv und Betrieb. Beide sind gebaut und in Beta, aber noch bei keinem Kunden im Einsatz.
Zwei Linien für die Zeit nach dem Bauende
Die Website fasst den Gedanken in einen Satz: „Wenn ein Projekt endet, endet die Beweispflicht nicht.“ Archiv macht aus dem Abschluss einen Dauerzustand, der lesbar, exportierbar und unveränderlich ist. Betrieb übernimmt den zweiten Teil. Mit der Übergabe wechselt nämlich der Kunde: Gefragt sind dann nicht mehr die Bauleitung, sondern Bauherr, Verwaltung oder Facility Management.
Gewerkton zählt damit fünf Linien. Field erfasst auf der Baustelle, Studio bringt die Pläne in den Browser, Cloud regelt Betrieb und Region. Archiv hält den Beweis nach Projektende, Betrieb führt das fertige Gebäude weiter. Alle fünf arbeiten an derselben Belegkette und nicht an fünf Kopien davon.
Abgeschlossen ist nicht gelöscht
Im Archiv bekommt ein Projekt neben „aktiv“ und „stillgelegt“ einen dritten Zustand: archiviert. Für diesen Zustand läuft keine Löschfrist. Berechtigte Rollen lesen, suchen und ziehen Exporte, auch Jahre später. Muss ein Projekt doch wieder geöffnet werden, ist der Weg zurück in den aktiven Zustand möglich, dokumentiert und protokolliert.
Geschrieben wird dagegen nichts mehr. Statt vieler Einzelregeln gibt es eine zentrale Sperre am Eingang: Bei einem archivierten Projekt weisen alle schreibenden Wege ab, mit einer verständlichen Meldung in den Inhaltssprachen. Die Sperre kennt keine Ausnahme. Ein archiviertes Projekt lässt sich nicht mehr ändern, nicht löschen und nicht nachträglich ergänzen, weder durch den eigenen Admin noch durch Gewerkton als Anbieter.
Jedes Jahr ein Nachweis
Unveränderlich zu sein reicht nicht, man muss es auch zeigen können. Dafür hält einmal im Jahr ein Lauf die Prüfsummen der Beweiskette gegen die Originale und legt das Ergebnis je archiviertem Projekt als Bericht mit Zeitstempel ab. Weicht etwas ab, wird es gemeldet und bleibt nicht stillschweigend liegen. Wandern die Originale in den günstigeren Kaltspeicher, bleiben sie byte-identisch; günstiger wird allein die Lagerklasse. Ein Abruf aus diesem Speicher kann dann allerdings Minuten dauern.
Für spätere Rückfragen zählt vor allem, dass die Prüfung nicht an Gewerkton hängt. Dem Bestand liegen ein Verzeichnis aller Dateien bei, ein Prüfwerkzeug für den Browser, das ohne Server und ohne Konto auskommt, und ein Brief in einfacher Sprache, der erklärt, was der Bestand ist. So kann auch die Gegenseite eine Prüfsumme selbst nachrechnen. Wer dem Archiv eine Frage stellt, bekommt nur dann eine Antwort, wenn ein Beleg dahintersteht, und zwar mit Fundstelle. Gibt es keinen Beleg, sagt die Antwort das und rät nicht.
Erst vollständig, dann zu
Bevor ein Projekt ins Archiv geht, sagt ein Abschluss-Assistent geradeheraus, was noch fehlt: Mängel ohne Abschlussfoto, nie versendete Rügen, offene Firmen-Zugänge. Der Vollständigkeitswert wird mit eingefroren. Wer später wissen will, wie vollständig die Akte zum Abschluss war, muss also nicht raten. Für den einzelnen Mangel gibt es die Akte auf Knopfdruck: ein Paket aus Fotos mit Prüfsumme und Datum, dem Schriftverkehr, den Fristen und dem Planbezug, zusammengefasst in einem Dokument.
Die maschinenlesbare Übersicht auf gewerkton.com nennt für das Archiv weitere gebaute Bausteine:
- ein Transparenzprotokoll und versiegelte Offenlegungserklärungen mit Prüfsummen,
- den Wissensstand zu einem Stichtag,
- eine Beweissicherung mit Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip,
- die Übernahme fremder Altbestände mit ehrlicher Kennzeichnung,
- die Zweitverwahrung bei einem benannten Dritten.
Aus dem Projekt wird ein Objekt
Betrieb setzt dort an, wo die Bauleitung das fertige Gebäude abgibt. Bei der Übergabe entsteht aus dem Projekt eine eigene Einheit: das Gebäude oder die Anlage, mit Verweis auf die Historie der Bauphase. Die Beweise werden dabei nicht kopiert, die Kette bleibt eine. Übergabe-Datensatz, Anlagen-Register, Raumbuch und Fristen wandern mit.
Oft betreibt eine andere Organisation das Gebäude, etwa eine Verwaltung oder ein Facility Management. Dann wird das Objekt per Einladung übergeben, und die bauende Organisation behält ihr Projekt und kann es später archivieren. Übergeben heißt dabei nicht abgeben: Die Übergabe kopiert, sie verschiebt nicht. Fotos und Protokolle bleiben in der Bau-Dokumentation, der Betreiber bekommt Verweise mit Prüfsumme und sieht nur das, was übergeben wurde. Diese Trennung steht in der Datenbank und nicht in einer Einstellung.
Gewährleistung, Prüfzyklen, Wartung
Das Gewährleistungs-Radar führt die Fristen je Gewerk und Abnahme. Zu jeder übernommenen Gewährleistungsfrist rechnet Betrieb einen Begehungstermin einige Wochen vor dem Ende aus und schlägt ihn vor. Fällt der Termin auf ein Wochenende, wandert er. Begangen und entschieden wird von Menschen.
Wiederkehrende Prüfungen wie Lüftung, Aufzug und Brandschutz werden am Objekt geführt. Eine Wartung wird belegt wie jeder andere Vorgang: mit Checkliste, Foto und Unterschrift. Anlagen, Dokumente und Historie liegen in einer durchsuchbaren Objekt-Akte. Dazu kommen Bausteine aus dem Alltag der Verwaltung. Beim Winterdienst wird zu jedem Einsatz der Tageswert der gewählten Wetterstation festgehalten, sodass sich Jahre später zeigen lässt, wie der Tag wirklich war. Bei der Wohnungsübergabe werden Einzug und Auszug raumweise mit Fotos aufgenommen, und beim Auszug stellt Betrieb die Bilder von damals daneben.
Melden ohne App und ohne Konto
Ein Meldeweg führt vom Nutzer über den Betreiber zurück zur bauenden Organisation. Ein Fall kommt dort mit Bezug auf die ursprüngliche Beweiskette an und nicht als Zuruf. Damit das im Alltag funktioniert, laufen drei Wege über einfache Links, die auf jedem Handy funktionieren und die Sprache sprechen, die man ihnen mitgibt: der QR-Aufkleber im Hausflur für Mieter, die Gewährleistungs-Meldung zurück an die bauende Firma und der Wartungsbericht der Fremdfirma.
Laut der Übersicht auf gewerkton.com sind für Betrieb außerdem gebaut:
- ein vollständiger Gebäudeexport als ZIP,
- ein Lebenslauf je Anlage, der auch einen Austausch mitführt,
- ein Register der Abweichungen zwischen Wirklichkeit und Übergabestand,
- Auszüge aus Versicherungsauflagen mit Quellenangabe,
- eine Vier-Augen-Kette für delegierte Pflichten,
- eine Arbeitserlaubnis für Fremdfirmen über einen Token-Link.
Was die beiden Linien nicht sein wollen
Die Grenzen zieht Gewerkton selbst. Betrieb ist kein vollständiges CAFM: Flächenmanagement, Verträge und Schlüssel bleiben außen vor, für bestehende CAFM-Systeme gibt es den Export. Das Archiv ist reines Lesen; Fristen, Prüfzyklen und Meldewege nach der Übergabe gehören zu Betrieb. Beide Seiten sagen ausdrücklich nichts über Zulassung oder rechtliche Wirkung.
Der Stand: gebaut, in Beta, noch nicht beim Kunden
Archiv und Betrieb sind gebaut und in Beta, aber noch bei keinem Kunden im Einsatz. Genau so steht es auf den beiden Seiten der Website. 2026 ist für Gewerkton das Beta-Jahr, die allgemeine Verfügbarkeit ist für 2027 geplant; die Website nennt das ausdrücklich einen Plan und keine Zusage. Die Bildschirme in diesem Beitrag sind echte Bildschirme der Web-App, gefüllt mit einem erfundenen Vorführprojekt.
Wer den eigenen Bestand früh einfrieren und jährlich nachrechnen lassen will oder als Verwaltung den Meldeweg mitprägen möchte, kommt über die Warteliste dazu. Wo alle fünf Linien stehen, zeigt die Beta-Seite; die gebauten Funktionen der zweiten Linie beschreibt die Seite Betrieb.
